見積書の送付は建設業でも欠かせない作業ですよね。
しかし、見積書に関するマナーやメール文の書き方をしっかり理解できている人は少ないと思います。
見積書について、メール文についての知識をここで再度確認していきましょう！
インボイス制度や電子帳簿保存法との関係も解説しています。
見積書とは
見積書とは、提供するサービスや商品の条件(価格など)を発注者に提示するもので、契約の前段階で提出します。
何か大きな契約をする際に一度は見たことがある書類だと思います。
請求書との違い
見積書は契約の前段階で契約内容の確認のために提出するものです。
一方、請求書は契約後に同意を得た金額を支払ってもらう際に出すものです。
提出するタイミングと目的が異なるのです。
発注書との違い
見積書と発注書は似ているので混合されやすいですが、それぞれ役割が異なります。
見積書は受注者が発注者に対して契約条件を確認するためのものです。
一方、発注書は発注者が受注者に対して「こういう内容でお願いします。」と注文内容・合計額・希望納期などを提示するためのものです。
提出相手と書類内容が異なるのです。
見積書の必要性
見積書はなぜ必要なのでしょうか。
その理由を知っていきましょう。
契約内容の透明性を担保するため
契約する内容が不明確だと発注者も不安になりますし、契約内容に関して認識のずれが生じる可能性があります。
見積書にて契約内容や金額をはっきり提示することで、お互いに納得して契約に進むことができます。
契約内容を記録するため
契約内容を文字で記録しておかないと、言った言わないの話になってトラブルが起きてしまいます。
トラブルを防ぐためにも、契約内容を書面で残しておく必要があるのです。
取引をスムーズに行うため
見積書を送付することで、見積書の確認→契約内容に同意する→発注者が発注書を作って契約成立
このような取引の流れを作ることができ、取引をスムーズに行うことができます。
また、見積書は発注者が契約するか否かの判断材料になるので、見積書を提出することで契約決定までの期間を短くすることができます。
見積書を送る際のポイント
ここからは、見積書を送る上で確認しておくべきポイントを見ていきましょう。
相手に見積書の送り方を確認する
見積書は、相手によって送り方に希望がある場合があるので最初に確認しましょう。
基本的には、郵送・FAX・メールの３つが選択肢として入ってくると思います。
郵送の場合、A4サイズに印刷した見積書を三つ折りにして長形3号(三つ折りにしたA4用紙にピッタリなサイズの封筒)に入れ、重さにあった切手を貼ってポストに投函しましょう。
切手が不足していたら受け取り側が不足分を払わなければいけなくなり失礼に当たるので、切手は必ず重さにあった数貼るようにしてください。
また、郵送する際は見積書と一緒に送付状も入れる必要があります。
送付状の書き方は後述させていただきます。
編集できない形式で送る PDF・紙で送る場合は印鑑を押すなど
見積もり書は、金銭のやりとりに関係する重要な書類です。
この書類が万が一書き換えられたりしたらトラブルにつながるため、改ざん防止のために編集できない形で送付しましょう。
データで送る場合はPDFにするのが一般的です。
郵送で送る場合は印鑑を押すと企業が発行した証明になるため、相手側も安心して受け取ることができます。
見積書への捺印は義務ではありませんが、あった方が書類としての信頼性も上がります。
見積書の保管期間を確認
見積書は証憑書類なので、受け取った場合は一定期間保管する必要があります。
法人であれば原則7年間、個人事業主であれば原則5年間の保管が義務付けられているので、忘れずに保管しましょう。
長期間の保管になるので、劣化や紛失を防ぐためにデータ保管することをおすすめします。
有効期限を決めておく
見積書を作る際に有効期限を設定する企業が多いです。
これは、早期契約を促す役目と、原料や人件費の変動の影響で契約が不利になるリスクを防ぐ役目があります。
有効期限を決めておくことで発注者に催促するタイミングもつかめるのでおすすめです。
有効期限の基準は2週間~6カ月と幅広いので、企業の都合に合わせて設定すればいいと思います。
件名や本文を簡潔に分かりやすく書く
見積書をメールで送る場合、件名や本文は簡潔に書くようにしましょう。
見積書がメインなので、本文を長文にしても読んでもらえない可能性があります。
見積書の内容で伝えいたいことがある場合は本文に書いた方がいいですが、基本は簡潔に書くことをおすすめします。
件名も、見積書の送付であることが分かるようなものにしてください。
送った後は確認電話をする
メールで見積書を送った後は、必ず見てもらえるように確認電話をしてください。
見積書の内容で伝えたいことがあれば、その電話で直接伝えてしまうのもいいですし、本文を読んでもらうように伝えることもできます。
メールだと他のメールに埋もれて気づかない場合があるので、確認の電話は大事なのです。
これらのポイントをよく確認して見積書を送るようにしてください。
参考になる！見積書のメール文・送付状の例
見積書を送る際のメール本文は何を書けばいいのか悩みますよね。
そこで、参考になるメール本文の事例を紹介していきたいと思います。
郵送の場合
郵送する場合は見積書と一緒に送付状も同封します。
画像のように、あいさつ文を書いて見積書の件を書くだけで十分です。
FAXの場合
FAXの場合も、見積書と一緒にFAX送付状を送ります。
レイアウトが違うだけで、内容は郵送時と同じで大丈夫です。
メールの場合
メールの場合も郵送・FAXと内容はほとんど変わりませんが、プラスで書く文章が異なる場合もあるので、ぜひ以下の文を参考に状況に応じた文章を作ってみてください。
一般的な文章
件名：見積書送付のご案内【株式会社○○】
□□株式会社 ○○部
鈴木 明様
お世話になっております。
株式会社○○の田中です。
この度は、お見積りのご依頼をいただきまして誠にありがとうございます。
早速ではございますが、お見積書を作成いたしましたのでご連絡させていただきました。
・××(商品名)
・□△(商品名)
以上2点のお見積書をPDFファイルにて添付させていただいておりますので、ご確認ください。
なお、本お見積りの有効期限は令和〇年〇月〇日となっておりますので、お忙しいところ恐縮ではありますが、期限内のご検討をよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルが開けない等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
(自分の署名を入れる)
他プランも提案したい場合
件名：見積書送付について【株式会社○○】
□□株式会社 ○○部
鈴木 明様
お世話になっております。
株式会社○○の田中です。
この度は、お見積りのご依頼をいただきまして誠にありがとうございます。
早速ではございますが、お見積書を作成いたしましたのでご連絡させていただきました。
なお、今回お見積りを出させていただいたプランとは別で○○も付いているプランもございます。
オプションで○○をつけたい場合も金額が変わるので、そちらもご興味があればご連絡いただければ幸いです。
追加で他プランのお見積りも出させていただきます。
ご不明点や添付ファイルが開けない等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
―――――
【添付内容】
・○○(商品名)のお見積書PDF 1通
・○○(商品名)の概要資料 1通
※お見積書の有効期限は令和〇年〇月〇日までとなります。
お忙しいところ恐縮ですが、期限内にご検討、お返事をいただけますと幸いです。
―――――
何卒よろしくお願いいたします。
(自分の署名を入れる)
インボイス制度と電子帳簿保存法との関係について
これから対応が必要なインボイス制度や電子帳簿保存法。
見積書でもそれらの影響はあるのでしょうか。
インボイス制度について
見積書の場合はインボイス制度の影響を受けません。
そのため、書き方を変える必要がないのです。
インボイス制度で重要になるのは納付する消費税額についてなので、料金が発生する前の見積書では影響がないのです。
電子帳簿保存法について
見積書であっても、電子データでやりとりしたものは電子保存をしなければなりません。
ただし、2023年12月31日までの取引では紙での保存も認められています。
また、電子保存をする際に「タイムスタンプの付与」「検索機能の確保」「見読可能装置の備付け」などの要件がありますが、以下全ての要件を満たしている場合は保存要件が無効になります。
- ・やむを得ない事情がある
- ・保存が必要な書類を適切に保存し、提出の求めに応じられるようにしてある
また、見積書をスキャナ保存する場合、タイムスタンプの付与が必要です。
タイムスタンプの付与期限は、法改正前は「最短3営業日以内」でしたが、改正後は最長2ヵ月とおおむね7営業日以内に変更されています。
電子データと書面の両方で同じ見積書を受け取った場合は、紙での保存のみで大丈夫です。
しかし、追加内容が電子データの方に記載されている場合は電子データと書面両方の保管が必要になります。
電子データでやり取りする場合は電子帳簿保存法に合わせて保管をするように注意してください。
まとめ
今回は見積書の送付と文章について説明しました。
建設業でも見積書を送ることは多いと思うので、ぜひ今回の記事を参考にスムーズなやりとりをしてください。
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