最近は、契約書をクラウド上でやりとりするところが増えています。
実は、建設業でも請負契約をクラウド上で出来てしまうのです！
今回は、電子契約のメリットや注意点などをご紹介します。
電子契約化の背景
工事請負契約書は、建設業法と深い繋がりがあります。
1949年5月に公布された建設業法の第19条には、「建設工事の請負契約の当事者は、契約の締結に際して必要な事項を序面に記載し、著名又は記名押印をして相互に交付しなければならない」とし、請負契約は書面のみと定めていました。
しかし、インターネットの普及によって電子契約のメリットが多くの人に認知されるようになったことで、書面契約を義務としていた法律を改正する、「IT書面一括法」が2001年に施行されました。
建設業法第19条も、このIT書面一括法により改正されました。
これにより、相手の同意があればクラウド上での契約が可能となったのです。
加えて、グレーゾーン解消制度(前例のない商品やサービスを提供する会社が、法律や規則に則った商品・サービスなのかを省庁に確認するための制度)により、
建設工事の請負契約をクラウド上で行うことが合法であると認められたことで、請負契約の電子化が一気に広まっているのです。
電子契約をするメリット
電子契約にはどんなメリットがあるのでしょう。
業務の効率化
電子上で契約をすることで、紙面での契約よりスピード感を持って契約を進めることができます。
場所を選ばずに空いた時間で契約を進められるのが電子契約の大きな特徴です。
紛失・盗難のリスク回避
電子契約では、契約情報をクラウド上に保存するため、紛失や盗難のリスクがなくなります。
しかし、インターネットを通して保存するため第三者に情報を盗まれたり情報漏洩が起こる可能性があります。
情報漏洩が起こらないように、セキュリティ対策をしっかり行っている電子契約サービスを選びましょう。
契約コストの削減
紙面での契約は、契約用紙の準備・郵送の手間・収入印紙の用意など、様々な部分でコストがかかります。
また、契約内容に訂正があったり押印漏れがあった場合、もう一度相手に送ったり必要に応じてお客さまの会社まで訪問するなど、時間のロスが多いです。
電子契約であれば、訂正箇所や不備があっても最小限の作業で対応してもらうことができます。
契約相手の負担削減
紙面の契約の場合、手書きで契約書を書かなければ行けなかったり、訂正箇所によっては最初から書き直さなければいけないなど、契約相手にとっても負担が大きいです。
電子契約であれば、間違えてもすぐに書き直せたり、押印も簡単に出来ることから、契約に対するハードルが下がります。
お互いに負担が減ってスムーズなやり取りが可能になるのです。
電子契約の仕組み
送信者が契約書をパソコン上で作成し、電子契約サービス上にアップします。
送信した時点で、送信者は契約書に署名したことになります。
受信者は、送信者から送られてきた契約書のURLを開き、契約内容に問題がなければパソコン上で承認ボタンを押したり署名することで、署名したことになります。
その時点で、お互いに同意して契約が締結したことになります。
電子契約では署名とともにタイムスタンプが押されます。
タイムスタンプとは、タイムスタンプが押された時刻より前にその文書が存在していたこと、その時刻より後に文書が改ざんされていないことを証明するものです。
タイムスタンプは時刻認証局という信頼できる第3者によって押されるため、偽装を防止し、信頼度の高い契約ができるのです。
電子契約の流れ
- ➀電子契約サービスを導入する
- ➁取引相手に電子契約を開始したことを伝える
- ➂同意してくれた相手とのみ、電子契約を行う(サービスによっては、相手側も同じサービスを導入する必要がある)
- ➃パソコン上で契約書を作成し、電子契約のルールに従って契約書を送信
- ➄受信者は、送られてきた契約書の内容を確認し、承認
- ➅契約締結
- ➆クラウド上で契約書を保管する(保管期間：7年)
電子契約の注意点
相手の同意が必要
上記で説明した通り、建設業法19条であるように“相手の同意があれば”クラウド上での契約が可能です。
電子契約は電子契約サービスを導入しなければいけない、電子契約の良さを理解しなければいけないなどの相手にとって手間のかかる部分があります。
特に建設業はアナログなやり取りが馴染んでいるので、相手に合わせて契約方法を変えていきましょう。
社内で使えるようにしておく
従業員全員に電子契約のメリットを伝えて、理解を得られてから導入しましょう。
また、導入後は使い方のレクチャーを徹底し、社内の全員が問題なく使えるようにしましょう。
導入後にまともに教育しないと、従業員の不満に繋がりますし、使わなくなるリスクもあります。
ITに疎い人が多い場合は、サポートが充実しているサービスを選びましょう。
収入印紙はつけなくていい
紙面での契約の場合は収入印紙を付けなくてはいけませんが、電子契約の場合は収入印紙を付ける必要はありません。
国税庁が、「作成した文書を渡すのではなく、電子ファイルなどで送った場合は課税文書を作成したことにはならず、印紙税はかからない」との見解を出しています。
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まとめ
電子契約は、契約時の負担を減らす手伝いをしてくれるものです。
パソコンでのやり取りが増えている昨今、アナログな建設業も電子契約でよりスムーズで簡単な契約方法が広まればいいと思います。
IT建機やAIの導入はハードルが高いと思うので、まずは電子契約サービスの導入から始めてみてはいかがでしょうか♪
建設業がもっと発展していくことを願っています。
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